Outsourcingu ehk allhankena ettevõtte põhitegevust toetavate teenuste ja toodete sisseostmise aastakäive maailmas on kasvanud kuni 500 miljardi dollarini. Eestis pakub tugiteenuseid umbes tuhat ettevõtet. Polulaarsemad sisseostetavad tugiteenused on IT-teenuseid, raamatupidamine, õigusabi, finantsjuhtimist ja tugiteenused, mis on seotud projektide ja dokumentatsiooni koostamise ning riigihangetega.

Kas ise tehtud on hästi tehtud?

Ettevõtjad, iseäranis alustavad, proovivad üldjuhul kõike ise teha. Esiteks ütleb juba vanarahvas, et „Ise tehtud, hästi tehtud“ ja teiseks tähendab teenuse sisseostmine rahalist kulu. Kolmandaks kardetakse kedagi võõrast ettevõttele lähedale lasta. Tõsi on ka see, et outsourcingu puhul on raske kontrollida sisseostetava teenuse kvaliteeti. Samal ajal ostab tugev enamus alustavaid ettevõtjaid näiteks raamatupidamise sisse teenusena, sest ilma kuidagi ei saa ja enda hammas ei hakka peale.

Kui raamatupidamise teenuse osutaja ei ole pädev ja seadusandlusega kursis, toob see kaasa lugematul arvul jamasid, mille tulemusena võivad omanikud lõpetada ka trellide taga. Sama kehtib ka näiteks tööohutusjuhendite puudumise või nende ebakorrektse koostamise tagajärjel. Vähemal määral kahjustab ettevõtet ebakompetentsus mistahes teises valdkonnas nagu näiteks IT-teenused ja turundus. Jurist võib küll ise koostada endale reklaamtekstid ja veebilehe, kuid kui nendes puudub reklaamipsühholoogia ja reklaam ei tööta, võime rääkida hoopis saamata jäänud tulust. Tähtis on ka aspekt, et tugitegevustele kuluva aja arvelt ei saa ettevõtte tegeleda enda põhitegevusega ja tulu teenimisega.

Miks eelistab üha rohkem ettevõtteid osta põhitegevust toetavaid tugiteenused sisse nendes valdkondades spetsialiseerunud ettevõtetelt?

Ettevõtte mootoriks on põhitegevuse osutamisest saadav tulu, mis tuleb maksvatelt klientidelt. Seega peaks ettevõte keskenduma tegevustele mis pakub klientidele lisandväärtust ja mille eest kliendid on nõus maksma. Kõige olulisemaks neist valdkondadest on klienditeenindus ja müük. Tihti on need isegi olulisemad kui pakutav toode või teenus ise. Kõige muu puhul, mis aitavad ettevõttel kliendile paremat teenust või toodet pakkuda, tasub kaaluda sisseostmist.

Jah, mistahes teenuse pakkuja soovib enda töö ja aja eest tasu. Igapäevaselt valdkonnas tegeval spetsialistil kulub aga töölõigu teostamiseks vähem aega (väiksem õppimiskõver) ning lisaks kogemusele tagab kvaliteedi ka teenuse osutaja valdkonnas toimiv konkurents – halva teenuse pakkumisel jääb koostöö lühikeseks. Kindlasti on iga ettevõtte enda kompetentsid ja meeskonna ampluaa erinev, kuid pädevuse puudumisel ei ole üldjuhul ise pusimine odavam ja töö tulemus on keskpärane. Valdkondlikult on kirjeldatud trend erinev, kuid järjest suurem osa ettevõtjaid on „ise tehtud hästi tehtud“ mentaliteedi asendanud teise kulunud vanasõnaga „iga kingsepp jäägu oma liistude juurde“.

6 põhimõtet, mida jälgida tugiteenuste sisseostmisel

1. Võrdle ettevõtte tegevuste kulutusi tugiteenuste firmade hinnapakkumistega

Arvuta kokku, kas teenid ja võidad rohkem keskendudes oma ettevõtte põhitegevustele, või ostes hoopis sisse mõnda teenust, mida ise veel tipptasemel ei oska. Tugiteenustega tegelemisel ei tohiks töötaja ajakulu olla tööajast üle 5-10%.

2. Arvesta kolmandate osapoolte spetsialistide arvamustega

Kuigi ettevõttel võib minna hästi, ei tähenda see, et olukord jääb alatiseks püsima või et ei saaks ka veel paremini. Kõrvaltvaataja professionaalne pilk võib märgata detaile, mis endale tihtipeale nähtamatuks on jäänud. Tugiteenuse pakkuja ei pruugi olla spetsialiseerunud täpselt konkreetse ettevõtte valdkonnale, aga koostöö käigus loovad mõlema osapoole panused ühtse terviku.

3. Hinda sisseostetava töö vajadust

Analüüsi, milline oleks maksimaalselt parim vahendite kasutus. Kui mõni leping on näiteks väiksema riskiga, kas on mõttekas palgata sellega tegelemaks juristi või oleks arukam paigutada see raha hoopis enda ettevõtte edasiarendusele?

4. Analüüsi riske

Mõtle läbi kõik võimalikud komplikatsioonid, mis võivad ise töö tegemisega kaasneda. Samuti arutle ka teenuse sisseostmisega kaasnevate riskide üle. Kui tekkivate probleemide lahendamine on aja- ja rahakulukam kui tugiteenuste sisseostmise hind, tasuks kaaluda pigem viimast varianti. Potentsiaalsete õnnetuste puhul võib olla raske saada tagasi firma reputatsiooni ja usaldusväärsust nii klientide kui ka koostööpartnerite seas.

5. Võrdle taset

Isetehtud töö võib tulla odavam ja kiirem, aga kas see vastab pikas perspektiivis ka soovitud standardile? Näiteks reklaamide puhul võib olla ise tehes arvestatud esteetilisusega ja informatiivsusega, aga ei ole lähtutud reklaamipsühholoogiast (mis tooks kaasa reaalse müügitulu suurenemise ja tuntuse firmale), sest töötajal lihtsalt puudub antud valdkonnale spetsialiseerumine.

6. Varu aega ja leia sobiv partner

Tugiteenuse osutajad suudavad teenust pakkuda odavalt, kiirelt ja kvaliteetselt, kuid kahjuks korraga ainult neist kahte. Võrdle erinevaid pakkumisi, kohtu esindajatega ja uuri nende teiste klientide kohta. Leia ettevõttele 2-3 sobivat pakkujat, keda erinevates olukordades kasutada.